Міністерство освіти України Державний Університет" Львівська політехніка" Конспект лекції з курсу " Організація та проведення робіт, пов'язаних з захистом інформації з обмеженим доступом", для базового напряму 6.1601 тема: " Вимоги до ведення загального діловодства ". Затверджено на Засіданні кафедри "Автоматики та телемеханіки" протокол № від__________2005 р. м. Львів Львівська політехніка 2006 р. Час: 6 г. Питання лекції : 1. Складання та оформлення документів 2. Порядок оброблення та надсилання вхідних документів 3. Організація контролю за виконанням документів 4. Складання номенклатури і формування справ 5. Підготовка справ до зберігання та використання 6. Оформлення документів про відрядження 7. Механізація і автоматизація діловодних процесів Література: - Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 " Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах, інших центральних органів виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ". Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 " Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації які містять конфіденційна інформацію". ВИМОГИ ДО ВЕДЕННЯ ЗАГАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА Усі документи, що надходять до установи, у тому числі з грифом «Для службового користування» або створені за допомогою автоматизованої системи, приймає канцелярія. Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий установи. У канцелярії розкривають усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис «Особисто».Конверти (пакети) зберігають і додають до документів у разі, коли лише за конвертом можливо встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті немає окремих документів чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті(пакеті). Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені) або надіслані не за адресою документи повертають відправникові або пересилають адресатові. Без реєстрації неможливо забезпечити облік,зберігання, контроль виконання, пошук документів з метою довідково-інформаційної роботи і оперативного використання наявної в документах інформації. Метою реєстрації документів є облік і контроль, а також забезпечення схоронності документів. Крім того, реєструючи документ, фіксують його отримання і відправлення, тим самим юридично підтверджується факт його наявності. Процес реєстрації документів складається із записів ряду конкретних відомостей про документ і його окремих реквізитів. Реєструють документи у журналах (журнальний облік), на картках (картковий облік) або із застосуванням автоматизованої системи (автоматизований облік). Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, а підготовлений документ – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють. Документи реєструють в межах групи залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструють закони України, акти та кореспонден-цію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи щодо основної діяльності: про прийняття, переве-дення,звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження працівників, рішення колегії установи, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постач...